FAQ

 

Haku: CC-lisenssin perusteella hakeminen

Kaikki CC-lisenssoidut pitäisi saada haulla dc.rights:creative.  Tietyntyyppisiä CC-lisenssejä voi hakemaan esim. näin: dc.rights:"Creative Commons Attribution-ShareAlike" (Samu 18.3.2011)

Haku: Kielirajaus

Kielirajaus onnistuu kirjoittamalla hakukenttään dc.language.iso: (haluttu kieli). Esim. dc.language.iso: en tai dc.language.iso: sv.  Tai valitsemalla tarkennetussa haussa rajaus Kieli ja rajausta vastaavaan kenttään haluttu kielikoodi.

Theseuksessa on tällä hetkellä (3.8.2020) kielikoodeja kaksi- ja kolmikirjaimisella standardilla (en & eng, sv & swe). Eli haulla: dc.language.iso:en OR dc.language.iso:eng saa kaikki englanninkieliset, olettaen tietysti, että kieli on merkattu syöttövaiheessa oikein. Tarkennettua rajausta käytettäessä ei hakuun saa sisällytettyä useampia kielikoodeja.

Internet Archive

Onkohan mahdollista estää pdf:ien haravoimista Docplayeriin ja Internet archiveen? Kansalliskirjaston vastaus: Ei ole mahdollista ja tuntuu aika mahdottomalta estää luotettavasti jotain tahoja haravoimasta julkisesti neitssä olevaa dataa samaan kun sen haravointia ja indeksointia halutaan edistää esim. Googleen ja erilaisiin portaaleihin. Jos tieto on ollut useamman vuoden julkisesti netissä, niin sanoisin, että sen poistaminen kaikista maailman kolkista varmuudella on mahdotonta.

Internet Archiven tapauksessa voi pyytää poistoa jälkikäteen, mutta poistotkin ovat ilmeisesti ainakin Amerikassa julkisen aineiston osalta vapaaehtoista toimintaa ja jossain määrin myös Suomessa. Internet archive ei edes kunnioita robots.txt:tä, joten sen blokkaaminen ei onnistu.

https://blog.reputationx.com/block-wayback-machine

https://tietosuoja.fi/kun-haluat-poistaa-tietosi

Julkisuus

Opiskelija julkistaa työnsä tallentaessaan sen Theseukseen ja vastuu ja tekijänoikeudet ovat opiskelijalla. Periaatteellisesti salaisia opinnäytetöitä ei ammattikorkeakouluissa ole. Open Access -hankkeen aikana ARENE ry:n antama suositus opinnäytetöiden julkisuudesta.

Katkot

Theseuksessa on otettu käyttöön viikoittainen huoltotoimenpiteille varattu aika tiistaisin klo 10-11, jolloin palvelussa esiintyy katkoja. Katkot pyritään pitämään mahdollisimman lyhyinä. Huoltotoimenpiteet pyritään keskittämään tähän ajankohtaan, mutta lyhyitä katkoja voi esiintyä myös muina päivinä. Pyrimme kuitenkin välttämään katkoja huoltoikkuna-ajan ulkopuolella ja pitämään ne maksimissaan kahden minuutin pituisina. Huoltoikkunan ulkopuolella olevat katkot liittyvät lähes yksinomaan ennalta testattuihin Theseuksen koodipäivityksiin.

Kadonneet työt

Kansalliskirjasto selvittää. Laita viestiä Theseus-toimistoon.

Kokoelma-admin

Kokoelma-admin pystyy muokkaamaan kokoelmansa kuvailutietoja ja kokoelmassa olevia tietueita.

Kokoelman valvoja

Jos kokoelma on määritetty valvottavaksi kokoelmaksi (se sisältää työvuon, eli workflown), valvojat hyväksyvät tai hylkäävät kokoelmaan saapuvia tietueita. Kokoelmaan syötetyt tietueet eivät tällöin siirry suoraan kokoelmaan, vaan työjonoon, ”pooliin”. Theseuksessa kokoelman valvojalle annetaan yleensä myös adminoikeudet kokoelmaan, jotta hän pystyisi jälkikäteen muokkaamaan hyväksymäänsä tietuetta tarpeen vaatiessa.

Linkittämisen oikeutus

Saako linkittää opiskelijan Theseuksessa olevan julkiseen työhön?  Tekijänoikeustoimikunnan mietintö Tekijänoikeudet tietoyhteiskunnassa (http://www.minedu.fi/OPM/Julkaisut/2002/tekijanoikeustoimikunnan_mietinto_tekijanoikeudet_tietoyhteisku) esittää (kohdassa 2.5.4) melko selkeän katsauksen linkittämiseen. Siinä erotetaan tavallinen linkitys kehykseen avaamisesta ja upottamisesta, tosin käyttäen kaikista linkki-nimitystä. Tavallisesta linkityksestä se sanoo: "Nettisivujen selailun (browsing) hyperlinkkien eli viittaavien linkkien avulla ei voida katsoa muodostavan linkittäjän tekemää yksinoikeuden loukkausta." Lisäksi eduskunnan apulaisoikeusasiamiehen ratkaisu 2003-11-14 ottaa varsin selvästi kantaa linkittämisen vapauden puolesta. Ks. kannanoton pääkohtien kuvailua ja kommentointia EFFin sivulla Linkittäminen on laillista. 

Täältä löytyy pohdintaa aiheesta: http://www.cs.tut.fi/~jkorpela/tekoik/5.2.html

Opettajille tunnuksia tarkistukseen

Toistaiseksi Theseuksessa ei tarjota opettajille mahdollisuutta saada tunnuksia ja muuttaa opinnäytetyöprosessia niin, että tarkistaminen tapahtuisi Theseuksessa.

Opinnäytetöiden nimen vaihto ja poisto

Pienten metadatavirheiden tai työn nimen korjaamiseksi ei tarvitse ottaa yhteyttä Theseus-toimistoon eikä työtä tarvitse poistaa kokonaan, sillä kirjastoissa voidaan tehdä pienet korjaukset suoraan metadataan.

Pelkkien tiivistelmien tallentaminen

(Ohjausryhmän muistio 9.11.2011) Todettiin, että periaatteessa tälle ei ole estettä, mutta se vaatisi kuitenkin oman syöttölomakkeen tekemisen. Opinnäytteiden syöttölomaketta ei suoraan voi käyttää, koska siinä vaaditaan, että opinnäytetiedosto on syötetty kuvailutietojen lisäksi. Pelkkiä kuvailutietoja ei siis voi tallettaa peruslomakkeella. Tämän ongelman voi kiertää tallettamalla tiivistelmän PDF--muodossa, mutta se lisää turhaan työtä. Eli ainakaan tällä hetkellä pelkän tiivistelmän julkaisemista ei suositella.

Pois vedetyt tietueet

Jos tietue on vedetty pois Theseuksesta käyttämällä "Vedä tietue pois julkisesti näkyviltä"  toimintoa, Theseus-toimistossa voidaan palauttaa tietue takaisin näkyville Theseukseen.

Rajapinnat

https://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=45188917

Sallitut merkit

Jos työn nimessä esiintyy ääkkösiä tai muita erikoismerkkejä, tallennus ei onnistu. Tiedoston nimi saa olla enintään 256 merkkiä pitkä ja sallitut merkit ovat 1-9, a-z, A-Z, _, - ja välilyönti.

Selaimet

Opinnäytetyön ja julkaisun tallentaminen ei onnistu Internet Explorer -selaimella.

Sähköposti tallennetuista töistä valvojille

Jos halutaan estää sähköpostin lähteminen uudesta työstä valvojalle, tämä lisätään vain admin-ryhmään, ei lainkaan wf-ryhmään.

Tekijät eri amkeista

Tapauksissa, joissa opinnäyte on tehty yhteisesti eri ammattikorkeakouluihin,  on opinnäyte toistaiseksi tallennettu kaikkien osapuolien kokoelmiin. Nykyisen tilanteen etuja on, että tieto rekisteröityy kaikille tahoille. Tekniseltä kannalta käytännölle ei ole estettä, vaan kyseessä on enemminkin tietojärjestelmässä oleva kauneusvirhe. Teknisesti tieto voisi olla mahdollista ”mapata” kokoelmasta toiseen, mutta silloinkin tieto tilastoituisi vain yhdelle taholle. Yksi ratkaisu voisi olla myös yhteistallennuspohja, johon voisi valita samalle lomakkeelle useampia koulutusohjelmia tai ammattikorkeakouluja. Ohjausryhmä päätyi kannattamaan, että jatketaan nykyistä käytäntöä. Kansalliskirjasto miettii vielä asiaa, ja tuo ehdotuksen ohjausryhmälle, jos ratkaisu asiaan löytyy. (Ohjausryhmän kokous 28.10.2010)

Jos tekijät ovat saman amkin eri koulutusohjelmista, suositeltavaa on että työ tallennetaan vain kerran ja kirjastossa lisätään toisen tekijän koulutusohjelma dc.subject.discipline-kentän avulla. Metadatakentän voi lisätä sen jälkeen, kun työ on julkaistu.

Tiedoston koko

Theseukseen syötettävän opinnäytetyön maksimikoko on 2 GB.

Tiedoston metadatan tiedot

Jos Googlen hakutulokset ovat jotenkin oudot, kannattaa tarkistaa tiedoston metadata. Tiedoston metadatan voi tarkistaa tekstinkäsittelyohjelman tai pdf-lukijan valikosta file -> properties. Se mikä osa tiedostometadatasta on googlen mielestä relevanteinta on täyttä hakuammuntaa, mutta tällä tavalla siitä voi päästä vähän jäljille. Paras tapa googlen hakutulosten muuttamiseen on pdf-tiedoston uudelleen muodostaminen ja tiedoston vaihtaminen Theseukseen.

PDF:n metadata indeksoituu tehokkaasti Googleen. Sen vuoksi kannattaa olla tarkka miten tiedoston nimeää, omia henkilökohtaisia tietojaan (esim. sotu) ei kannata laittaa tiedoston nimeksi.

Tiedoston nimeäminen

Käytä vain sallittuja merkkejä. Jos tiedoston nimenä sen avaamisen jälkeen tai esim. Google hakutuloksessa näkyy ”Mallitiedosto”, ”Olli_Opiskelija” tms. täytyy tiedoston nimi vaihtaa PDF-dokumentin metadatassa. Avaa PDF-tiedosto, klikkaa File -> Properties -> Description-välilehdellä kirjoita Title-kenttään haluttu tiedoston nimi. Huom. Jos käytössä ei ole Adoben Pro ohjelmistoa, on tiedoston nimi vaihdettava tekstinkäsittelyohjelmassa file→properties kohdassa ja muunnettava uudelleen PDF-muotoon.
Tallennetun PDF-tiedoston nimeä voi käydä muokkaamassa klikkaamalla oikeasta sivupalkista Muokkaa tietuetta ja sen jälkeen valitsemalla välilehden Tietueen tiedostot. Avautuvalta välilehdeltä kohdasta Nippu: ORIGINAL pystyy tiedostonimeä muokkaamaan.

Tiedoston vaihto

Kun vaihdat tiedoston Theseukseen, poista samalla sekä osat Bundle: TEXT ja Bundle: ORIGINAL. Seuraavana yönä generoidaan uutta tiedostoa vastaava kokoteksti-indeksoinnin aputiedosto. Indekseri ei tee uutta aputiedostoa, jos sellainen on jo olemassa. Jos tiedoston kansilehdelle ei ole tullut muutoksia, älä poista kansikuvatiedostoa.

Tiedoston suojaus ja kopioinnin esto

Suositellaan, että Theseukseen tallennettavia pdf-tiedostoja ei suojata. Syyt ovat seuraavat:
1. Indeksointi. DSpacen indekseri ei välttämättä pysty lukemaan kokotekstiä pdf:stä, jos työ on suojattu. Kokotekstihaut eivät siis välttämättä toimi näissä töissä.
2. Käyttäjäystävällisyys. Eli tulostamisen, copy-pasteemisen yms. estämisen haittaa työn käyttöä.
Useasti suojauksen taustalla on plagioinnin estäminen, mutta tässä kohtaa kannattaa harkita, estääkö se sitä, vai käykö peräti päinvastoin: Suojattu työ ei näy hakukoneille ja tällöin on "turvallisempaa" plagioida, kun plagiointiepäilyä ei voi tarkistaa hakukoneella.Plagiointi on jokatapauksessa helppoa, esim. iLinux ja siinä oletus-PDF:n lukija ohittaa kaikki suojaukset. Suojaukset toimivat varmasti vain Adoben PDF-lukijalla. Eli pystyn copy-pasteemaan joka tapauksessa töitä suojauksesta riippumatta. Useammalla amkilla on käytettävissään plagioinnintarkistusohjelma. (Samun sähköpostista 2010 syksy)

Tilastot  https://publications.theseus.fi/simplestats/front

Valitse sieltä oma ammattikorkeakoulusi (halutessasi voit myös määritellä sivun alareunassa, miltä ajalta latauksia haluat seurata) ja tämän jälkeen valitse oma koulutusohjelmasi. Listassa on kaikki ko. koulutusohjelman työt aakkosjärjestyksessä.  Listalla on myös jaoteltu, miten paljon työtä on ladattu kuukausittain. Mutta kannattaa tosiaan huomata, että luku kertoo vain sen, montako kertaa työ on klikattu auki. Todellisia lukukertoja tilastot eivät elektronisten aineistojen kohdalla kerro, vaan tiedostojahan saatetaan klikata auki hyvin moninaisista syistä.
Tilastojen muodostumisesta on hyvä huomata seuraavat:
    Simplestats-tilastot laskevat pelkkiä pdf-latauksia, eivät rekisteröi lainkaan nettisivuilla klikkailua.
    Google analytics puolestaan toimii päinvastoin, keskittyy pelkästään sivuston klikkailuihin ja ohittaa pdf-lataukset kokonaan. Useissa organisaatioissa on käytössä ns.
    NAT-osoitteet, joka tarkoittaa sitä, että NAT:in takaa tulevat yhteydet näkyvät samana IP-numerona, vaikka kysymyksessä olisikin eri kone ja eri käyttäjä.

Ulkopuoliset tallentajat

Muualla kirjoilla olevien opiskelijoiden tai henkilökunnan julkaisujen tallentamisesta keskusteltiin ohjausryhmässä 31.3.2011. Arenen hallituksessa on syksyllä 2010 tehty periaatepäätös siitä, että Suomen ammattikorkeakoulujen ulkoiset tahot voivat tulla Theseukseen mukaan, mutta kukin tapaus käsitellään erikseen.
Muutamissa amkeissa on herännyt kysymystä siitä, että voisivatko kansainväliset, muualla opiskelevat opiskelijat, jotka tekevät osan opinnoistaan tai harjoittelun suomalaisessa ammattikorkeakoulussa haluaisivat tallentaa töitään Theseukseen. Ohjausryhmä suhtautuu asiaan myönteisesti, Kansalliskirjasto selvittelee teknisiä yksityiskohtia.

Uuden henkilön lisäys käsittelijäryhmiin (kokoelma-admin ja/tai valvoja)

Kokoelma-admin pystyy muokkaamaan kokoelmansa kuvailutietoja ja kokoelmassa olevia tietueita. Valvojat pystyvät ainoastaan hyväksymään tai hylkäämään kokoelmaan saapuvia tietueita.
Kunkin kirjaston AMK-admin (jos sellainen on Theseukseen määritelty), pystyy lisäämään käsittelijöitä ryhmiin. Ohje käsittelijöiden lisäämiseksi löytyy virkailijakäyttöön laaditusta Theseus-ohjeesta, sivut 7-8. Toinen vaihtoehto on pyytää uutta henkilöä ensin rekisteröitymään Theseukseen tässä osoitteessa: https://www.theseus.fi/register
Rekisteröitymisestä ei tule automaattista ilmoitusta Theseus-asiantuntijoille. Lähetä rekisteröitymisen jälkeen viesti osoitteeseen theseus-toimisto@lists.metropolia.fi ja pyydä lisäämään uusi henkilö joko kumpaankin tai vain toiseen käsittelijäryhmään. Samalla voit ilmoittaa lisätäänkö henkilö myös Theseus-yhteydenpito -sähköpostilistalle.

Vedä tietue pois / Tee tietue yksityiseksi

Jos tietue vedetään pois, se ei näy enää kokoelmassa, sitä ei voi hakea eikä se näy rajapintojen kautta. Yksityiseksi muutettu tietue jättää tietueen näkymään kokoelmaan, mutta vain niille, joilla on lukuoikeudet kokoelmaan (käytännössä Theseuksessa admineille). Jos siis on kirjautunut adminina (kokoelma tai pääkäyttäjä), tietue näkyy vanhaan malliin kokoelmassa, mutta muille ei. Poisvedetty ei näy edes kokoelma/yhteisö -admineille, vaan sitä pääsee tarkistelemaan tai palauttamaan takaisin vain pääkäyttäjätunnuksilla kohdasta peruutetut tietueet.
Yksityiseksi tehty tietue ei ole Theseuksen kannalta kovin järkevä vaihtoehto, se on Dspacen perusominaisuuksien mukana tullut toiminto. Poisveto on sen sijaan hyvä,  jos ei haluta hävittää tietuetta lopullisesti vaan miettiä mitä sille tehdään esim. poistaa se pikaisesti julkisesti näkyvistä ja muokata sitä sitten rauhassa piilossa, esim. poistaen sensitiivinen data metadatasta tai tiedostoja vaihtamalla.

Viive

Opinnäytetöiden julkaisu tapahtuu aina oman ammattikorkeakoulun kirjaston kautta. Mahdollisesta viiveestä työn julkaisun osalta tulee aina ensimmäiseksi ottaa yhteyttä sinne. Tallennuksen yhteydessä työlle generoitunut URN-tunnus ei myöskään toimi heti, vaan vasta yleensä parin tunnin sisällä julkaisusta.

ISBN-pohjainen URN-linkki ei toimi

Vuonna 2021 uusittu URN-resolveri on aiempaa tarkempi. Jos URN on generoitu julkaisun ISBN-tunnuksen perusteella mutta URN-linkki ei toimi, syynä voi olla se, että ISBN on jostain syystä virheellinen tai se on kirjattu Theseuksen metadataan virheellisesti. ISBN:n-pohjaisten URN-linkkien toimimattomuutta selvitellessä kannattaa tarkistaa onko ISBN oikea, ja onko se kirjattu oikein. ISBN-tunnuksen oikeellisuuden voi tarkistaa esim. ISBN-tarkistustyökalusta (linkki).

Estetyt tiedostomuodot

Tiedostomuodoista doc ja docx ovat estetty eikä niitä voi tallentaa Theseukseen.

Tyhjä viite

Jos tallennettu ja julkaistu viite näkyy tyhjänä, eli tietueen esikatselua ei muodostua, syynä saattaa olla "outo merkki" tallennuksen metatiedoissa, esim. abstraktissa. Merkin poistamisen jälkeen työn pitäisi näkyä tavallisesti. Samaten jos työ julkaisun jälkeen "katoaa", eli ei ilmesty oman amkin kokoelmaan, syynä yleensä on ylimääräinen merkki tiivistelmässä. Suoraa PDF-tiedostosta kopioitu tiivistelmä voi sisältää merkkejä, joita DSpace ei "ymmärrä" ja tietue ei julkistu normaalisti. Nämä täytyy palauttaa Kansalliskirjaston kautta.

Kokoelmanvalinnassa tallentajalle ei näy kokoelmia (ei avointa eikä suljettua kokoelmaa)

Mahdollisia syitä ovat: 1) opiskelijan läsnäolon päättyminen 2) opiskelijalla ei ole tutkinto-opiskelijan statusta eli hän on avoimen ammattikorkeakoulun opiskelija.
Theseuksen tallennuslomakkeelle kirjaudutaan HAKA-tunnuksille, jotka yleensä ovat samat kuin oppilaitoksen käyttäjätunnukset. Opiskelijan HAKA-kirjautuminen on sidottu läsnäoloon.  HAKAn toiminta lakkaa 7 vrk läsnäolon päättymisen jälkeen (valmistuminen, opintojen lopettaminen, väliaikainen keskeyttäminen, läsnäoloilmoittautumisen puuttuminen). Jos kirjautuminen tallennuslomakkeelle ei onnistu, opiskelijan HAKA-attribuutista EduPersonScopedAffiliation puuttuu arvo "student", joka vaaditaan tallennuksen tekemiseksi ja opiskelijan tunnistamiseksi olemaan tietyn ammattikorkeakoulun opiskelija. Asian pystyy tarkistamaan kirjautumalla HAKA-testipalveluun osoitteessa: https://firmitas.csc.fi/haka/.
 Jos opinnäytetyö on jäänyt tallentamatta Theseukseen ennen valmistumista, sen pystyy tallentamaan vielä tuon 7 vrk ajan. Theseus-toimisto ei vastaa HAKA-tunnuksen toimimisesta, vaan on oltava yhteydessä oman ammattikorkeakoulun ICT-tukeen.

Äänikirjojen tallennus

Äänikirjojen tallennukseen suositellaan mp3-tiedostomuotoa. Theseuksen käyttöliittymä tukee mp3-tiedostojen streamausta selaimesta sekä äänitteen kelaamista ja pysäyttämistä. Äänikirjat voi tallentaa syöttölomakkeella samaan tapaan kuin muutkin julkaisut. Jo olemassaolevaan tietueeseen voi lisätä tiedoston muokkaa tietuetta -toiminnolla. Tietueen esikatselusivulle voi tuoda tekijätietoja näkyviin lisäämällä tekijöiden nimet dc.contributor.author -kenttään muodossa Sukunimi, Etunimi. Linkkejä äänitiedoston tiettyihin kohtiin ei tueta, mutta äänikirjan luvut, kappaleet tms. osiot voi halutessaan tallentaa erillisinä tiedostoina tietueeseen, jolloin ne voi kuunnella erikseen. (ks. esim. https://taju.uniarts.fi/handle/10024/44839).  Näihin tietueeseen tallennettuihin tiedostoihin voi myös tehdä linkkejä esimerkiksi tiivistelmässä.
Justuksen kautta voi tallentaa vain pdf-tiedostoja, eli äänikirja tulee tallentaa Theseuksen syöttölomakkeella.